Mesmo com a evolução da digitalização dos processos nas empresas, a impressão de documentos ainda é uma necessidade em muitos segmentos. Tudo isso demanda custos não somente no que se refere à compra de insumos, mas também na manutenção das impressoras.
Por esse motivo, manter um bom controle dos trabalhos de impressão de documentos é fundamental. Pensando nisso, vamos mostrar por que você precisa otimizar sua gestão de impressão e quais são as melhores práticas no setor!
Qual a importância do gerenciamento da impressão de documentos corporativos?
A falta de controle nos processos de impressão de documentos pode gerar muitos transtornos que acarretam não apenas perda financeira, mas também põe em risco a imagem da empresa.
Em primeiro lugar, podemos levantar a preocupação com a segurança da informação. Sem o devido controle, folhas impressas e arquivos enviados para a fila de impressão podem facilmente chegar às mãos de pessoas não autorizadas. Imagine os danos que criminosos poderiam causar com a posse de documentos sigilosos da sua empresa e de seus clientes.
Outro risco está relacionado ao desperdício de insumos e recursos. Por exemplo, muitas empresas distribuem várias impressoras pelo escritório e os colaboradores, na maioria dos casos, utilizam as máquinas sem nenhum tipo de controle. Isso resulta em alto volume de impressões desnecessárias, aumento na geração de resíduos, um número maior de equipamentos para manutenção e uma complexidade maior no gerenciamento.
Por outro lado, quando a impressão de documentos na empresa é otimizada por meio de uma boa gestão, os erros são reduzidos e os recursos são mais bem aproveitados. Dada essa importância, entenda melhor como otimizar esse controle.
Como otimizar os processos de impressão na sua empresa?
A fim de ajudar você a melhor gerenciar a impressão de documentos, separamos algumas dicas práticas que vão ajudar seu negócio.
Mapeie seus processos de impressão de documentos
É comum encontrar empresas que não têm processos e políticas de impressão bem estabelecidas. Por isso, é importante primeiro analisar como ocorrem as impressões e que procedimentos são tomados pela equipe para garantir a segurança das informações e boas práticas que evitem desperdícios e tragam economia. A partir daí, ajustes podem ser feitos.
Invista em hardware e softwares
Em vez de investir em várias impressoras, o ideal é adquirir uma impressora de alta produtividade que será conectada à rede e receberá os trabalhos de impressão dos diversos dispositivos conectados.
Para gerenciar todo esse fluxo, é importante também utilizar um software de gerenciamento, que fornece diversas funções, como o número de páginas impressas, entre outros indicadores.
Construa uma infraestrutura de rede adequada
Ao criar uma rede que conecte todos os computadores e impressoras, você consegue garantir a disponibilidade do serviço a todos os departamentos, com um número menor de equipamentos.
Implemente funções de controle de acesso
Para evitar a impressão de documentos de modo equivocado ou deixar registros importantes sem supervisão, é possível implementar senhas para a liberação dos documentos que estão na fila de impressão.
Conte com uma empresa especializada em serviços de impressão
O outsourcing no gerenciamento de impressões é uma estratégia muito relevante que otimiza os processos no setor de TI. Nas mãos de uma empresa especializada, seu negócio poderá contar com equipamentos modernos, uma gestão aprimorada e custos reduzidos.
A impressão de documentos exige um controle bem planejado, com os equipamentos e recursos adequados. Seguindo as melhores práticas que mencionamos neste artigo, você conseguirá otimizar seus processos de impressão.
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