A estratégia de terceirizar os serviços de impressão da empresa traz muitas vantagens. Mas é necessário escolher o fornecedor certo. Então, temos algumas dicas para você!
outsourcing de TI se tornou uma tendência irreversível no ambiente corporativo. Afinal, são muitos os ganhos obtidos com essa prática, como a redução de custos e as melhorias na eficiência operacional. Dentro desse cenário, a estratégia de terceirizar serviços de impressão também tem se tornado muito comum.
O desafio, no entanto, ocorre no momento de contratar um fornecedor, pois, como sabemos, a eficiência dessa empresa parceira vai determinar em grande parte a qualidade dos serviços prestados.
Pensando nisso, separamos algumas dicas para ajudar seu negócio a firmar uma parceria de sucesso com o fornecedor certo!
Por que terceirizar os serviços de impressão?
Em primeiro lugar, é importante relembrar os motivos de adotar essa estratégia. Ao terceirizar os serviços de impressão do seu negócio, você vai contar com técnicos especializados disponíveis para a manutenção, instalação de equipamentos e reposição de insumos.
Além disso, seu negócio contará com materiais de qualidade e equipamentos de alta performance para suprir as necessidades de impressão e gestão documental.
Assim, o serviço de outsourcing de impressão é mais que aluguel de impressoras. Trata-se de um serviço completo de gestão de impressão, prezando pela segurança dos documentos e redução dos custos diretos da atividade.
O que analisar para escolher o fornecedor de serviços de impressão?
Como já pontuamos, todas essas vantagens se tornarão realidade se você contar com um fornecedor de qualidade. Confira então alguns aspectos que você precisa avaliar antes de firmar um contrato.
Capilaridade
A capilaridade se refere à abrangência geográfica de uma empresa. Um amplo alcance pode permitir que o fornecedor esteja mais perto de você e assim garantir um serviço mais ágil.
Além disso, empresas que possuem várias unidades se beneficiam de fornecedores que atuam em diferentes regiões. Dessa maneira, em vez de firmar contratos com diversos fornecedores, poderá centralizar os serviços com apenas um outsourcing.
Atendimento
Um dos motivos de terceirizar os serviços de impressão é não precisar lidar com o transtorno de ter seu fluxo produtivo interrompido por ter falhas nas máquinas.
Quando o fornecedor mantém um bom programa de manutenção preventiva, os riscos de paralisação nos equipamentos são muito menores. Dessa forma, seu negócio trabalhará com mais tranquilidade.
Assistência
Mesmo com uma boa manutenção preventiva, pode ser que ocorram falhas. Então, procure saber como funciona a assistência técnica do fornecedor. Por exemplo, após abrir um chamado, em quanto tempo os técnicos farão os reparos necessários?
Digitalização
Lembre-se que os serviços de outsourcing de impressão também devem incluir ferramentas de digitalização de documentos. Afinal, isso reduz a papelada no ambiente corporativo e facilita a gestão de documentos.
Por isso, foque em fornecedores que também apresentem soluções de gerenciamento para os registros, como a criação de fluxos de captura, armazenamento e busca dos arquivos. Essas rotinas são fundamentais para reduzir custos e organizar seus processos internos.
É muito recomendável que essas soluções se integrem aos seus sistemas de gestão. Dessa forma, você poderá automatizar alguns processos e aperfeiçoar sua gestão.
Solidez no mercado
Uma empresa com expertise no setor pode garantir melhores resultados no seu negócio. Por isso, consulte outras empresas e clientes para avaliar a qualidade da atuação do fornecedor e conferir as opiniões dos atuais e antigos usuários dos serviços.
Lembre-se que terceirizar os serviços de impressão não se resume a encontrar uma empresa para imprimir seus documentos ou cuidar da manutenção das máquinas. Trata-se de uma parceria estratégica com um potencial enorme de aprimorar a forma como você gerencia seus arquivos corporativos.
Quer saber mais sobre como terceirizar seus serviços de impressão? Então, fale com nossa equipe e tire suas dúvidas!