Contratar ou não uma empresa de outsourcing de impressão pode ser uma decisão difícil. Confira se você pode confiar ou não nessa estratégia!
O mercado de outsourcing de impressão tem o grande potencial de trazer muitas melhorias na gestão de documentos no ambiente corporativo. No Brasil, o mercado vai além de simplesmente alugar suprimentos e dispositivos. As empresas contratadas podem gerenciar toda a parte operacional e estratégica das impressões, gerando muitos benefícios.
Mas será que esse investimento realmente vale a pena? Neste artigo, você vai entender melhor como funciona esse serviço e se há vantagens significativas que tragam melhorias para os processos e o orçamento do negócio.
O que é e como funciona o outsourcing de impressão?
O outsourcing de impressão é mais do que um serviço de locação de equipamentos para a área de impressão, como multifuncionais, impressoras e plotters, e seus respectivos suprimentos. O serviço inclui também a gestão de todo o ambiente de impressão, incluindo:
- fornecimento de suprimentos, como cartuchos de tinta, toners e papel;
- manutenção das máquinas;
- controle de impressões com protocolos de segurança para autorizar o acesso e as impressões dos documentos;
- reposição e substituição de equipamentos;
- suporte técnico;
- gestão de documentos e muito mais!
Quais as vantagens dessa estratégia?
Como você pôde perceber, os serviços fornecidos pelo outsourcing de impressão são bastante completos e podem sim trazer muitas vantagens práticas ao negócio. Confira algumas delas para você definir se esse investimento vale a pena ou não. Veja só!
A locação traz muitas vantagens
Na maior parte dos casos, alugar é mais vantajoso que comprar impressoras. A primeira vantagem prática é que o investimento inicial é muito menor. Afinal, não se trata na verdade de uma compra de um produto, mas sim a contratação de um serviço. Além disso, associada à contratação, você terá:
- serviços de gestão de impressão;
- manutenção garantida;
- suporte ágil e sempre presente.
Em outras palavras, com a locação, você não terá dores de cabeça com a gestão de seu ambiente de impressão.
Seus processos de impressão são otimizados
Como já tivemos a oportunidade de pontuar, a solução de outsourcing garante também serviços de gestão de todo o ambiente de impressão. Todos os processos são bem definidos e você contará com:
- profissionais especializados;
- as tecnologias mais modernas e específicas para as suas operações;
- orientações para as melhores práticas de segurança;
- recursos de impressão sempre disponíveis;
- um ambiente de impressão organizado.
Mais dados são gerados para a tomada de decisão dos negócios
As ferramentas utilizadas em um ambiente de impressão controlado permitem armazenar dados que serão úteis para as tomadas de decisão no seu negócio. Por exemplo, dados sobre custos com impressões e número de páginas impressas são facilmente calculados para determinar que ajustes podem ser feitos.
As despesas com impressão são reduzidas
Em muitos casos, as empresas desperdiçam recursos com erros de impressão, documentos impressos de forma desnecessária e até com perda de registros. Por outro lado, os recursos fornecidos pela empresa contratada permitem um controle maior sobre o que é impresso, evitando impressões por engano. Sem falar que é possível reduzir os custos e ainda assim manter a qualidade.
E então, vale a pena?
A decisão de contratar uma empresa de outsourcing de impressão precisa ser feita com base em um bom planejamento e nas necessidades do negócio. É preciso identificar qual vai ser o papel da gestão de impressão na sua empresa e determinar quando o negócio necessita desse tipo de serviço.
Levando em conta todos os benefícios que o outsourcing de impressão pode gerar, podemos afirmar que é um investimento que vale a pena, mesmo se sua empresa não tiver uma demanda de impressões extremamente alta. Dessa forma, você pode se concentrar no que é mais importante para o seu core business e deixar que profissionais experientes se encarregam dessa parte operacional.
Quer saber mais sobre como dar os primeiros passos nessa estratégia? Então, entre em contato com nossa equipe e tire suas dúvidas!