Será que sua empresa precisa aprimorar seus processos na gestão de impressão? Saiba identificar as falhas e fazer o investimento certo!
A impressão é um recurso indispensável para muitas empresas. No entanto, o controle desse processo é muitas vezes crítico e dispendioso. Por ser uma atividade que dá suporte às tarefas principais do negócio, muitos gestores enfrentam o desafio de dar a atenção necessária à gestão de impressão para garantir um bom controle de custos e da segurança dos documentos.
Pensando nisso, produzimos este conteúdo para se entender melhor como identificar a necessidade de aprimorar seus processos de gestão de impressão. Descubra o papel que esse controle desempenha no negócio e o impacto que pode gerar na empresa.
Qual o papel da gestão de impressão na minha empresa?
A expressão “gestão de impressão” se refere a um conjunto de práticas que visam ao controle e à conscientização dos processos de impressão na empresa. Assim, a ideia é:
- controlar tudo o que é impresso;
- ter clareza do volume de documentos digitais que necessitam de uma versão física;
- conhecer os setores que mais precisam de impressões e qual a frequência dessas solicitações;
- implementar tecnologias (hardware e software) que garantam gerenciar as impressões e reduzir custos;
- garantir a disponibilidade dos recursos de impressão.
Deu para perceber que a gestão de impressão vai muito além de ter uma impressora instalada e compartilhada no ambiente de trabalho, certo?
Quais os indícios de que minha empresa precisa aprimorar a gestão de impressão?
A necessidade de implementar uma boa gestão de impressão pode ser observada por meio de desperdícios e falhas que atrapalham a produtividade da equipe. Considere algumas delas:
- alto custo com insumos de impressão ou mesmo o desconhecimento desses custos;
- dificuldade em lidar com a demanda de impressões do negócio;
- constante indisponibilidade de insumos;
- falhas constantes nas impressoras e na rede de compartilhamento;
- impressões desnecessárias;
- alto volume de falhas de impressão;
- impressões esquecidas na bandeja;
- extravio de documentos;
- falta de protocolos de segurança para garantir a proteção de documentos sensíveis do negócio;
- falta de dados específicos sobre quanto cada setor gasta com impressões;
- falta de um controle de performance dos equipamentos.
Para garantir tudo isso, é necessário ter planejamento, atualização de tecnologia, treinamento das equipes e implementação de um bom sistema de gestão de impressão. Se essas falhas estiverem ocorrendo em seu negócio, é importante avaliar o aprimoramento ou a implementação da gestão de impressões.
Como um outsourcing de impressão pode ajudar?
O outsourcing de impressão é uma contratação que engloba diversos serviços:
- locação de equipamentos, como impressoras, scanners e multifuncionais;
- gestão do ambiente de impressão;
- fornecimento de suprimentos;
- definição de políticas de impressão, como permissões, cotas e níveis de acesso.
O outsourcing de impressão pode ajudar a empresa a identificar falhas em seus processos, reduzir custos e garantir maior segurança no compartilhamento de arquivos do negócio.
A gestão de impressão tem um papel importante no controle de tudo o que é impresso na empresa. Sem ela, desperdícios de insumos e recursos financeiros podem ocorrer facilmente. Por isso, é importante rapidamente identificar essa necessidade e implementar as melhores estratégias, como o outsourcing de impressão, que permite à empresa focar no seu core business.
Quer saber mais sobre como podemos dar o suporte que o seu ambiente de impressão precisa? Então, entre em contato com nossa equipe e tire suas dúvidas!